Kilka ciekawostek z zarządzania, które przydają się w codziennym życiu

Choć na pytanie, gdzie studiuję, odpowiadam "w Wyższej Szkole Pchnięcia Mlekiem i Innych z Dupy Wysranych Kierunków"*, czegoś się jednak na moich studiach nauczyłam. Najbardziej zapadają mi w pamięć rzeczy, które mogę odnieść do swojego własnego życia, do organizacji czasu itp., więc dziś postanowiłam podzielić się nimi z Wami. Mam nadzieję, że również z nich skorzystacie.

źródło zdjęcia (by Alejandro Escamilla)

1. Zasada Pareto mówi, że 80% skutków wypływa z jedynie 20% przyczyn. Cała reszta, pozostałe 80% przyczyn, powoduje jedynie 20% skutków. W kontekście zarządzania tyczy się to przede wszystkim produkcji, ale równie dobrze możemy odnieść to do życia codziennego. W końcu nie wszystko ma jednakowe znaczenie. Warto zatem skupić się na tych 20% przyczyn, na tej małej grupce czynników, które mogą wpłynąć na nasz sukces lub porażkę, a nie przejmować się zbyt mocno pozostałymi 80%, bo to pierdoły w kontekście naszych działań.

2. Diagram Ishikawy (inaczej diagram rybiej ości) służy do analizy problemu, pozwala dostrzec i rozpatrzeć jego złożoność. W tym diagramie (wyglądającym faktycznie jak rybia ość)  zaczynamy od rozpoznania skutków problemu, a następnie staramy się zidentyfikować wszystkie możliwe przyczyny. Ishikawa doszedł do wniosku, że 5 głównych przyczyn problemów w organizacjach to: ludzie, metody, maszyny, materiały i zarządzanie. Jak wywalimy maszyny i materiały (choć to też zależy od dziedziny analizowanego problemu), można odnieść to do każdej kategorii życia i problemów w tejże. Przykłady diagramu Ishikawy tutaj.

3. Analiza SWOT to chyba najpopularniejszy sposób analizowania i porządkowania informacji. Najwygodniej rozrysować SWOT jako tabelę z czterema polami - słabe strony, mocne strony, szanse, zagrożenia. Np. przy poszukiwaniu pracy wpisujemy swoje mocne strony, które na danym stanowisku będą naszym atutem, i słabe, czyli cechy lub brak kompetencji, które mogą zdecydować o tym, że tej pracy jednak nie dostaniemy, oraz szanse, czyli okoliczności, które sprzyjają znalezieniu przez nas pracy (np. duża ilość wolnych stanowisk w danej firmie), i okoliczności kompletnie przeciwne - zagrożenia (np. duża ilość kandydatów na oferowane stanowisko).

4. Zarządzanie strategiczne to po prostu proces ustalenia najważniejszych celów, które przyczynią się do sukcesu, czy to przedsiębiorstwa czy naszego własnego, poprzedzone wnikliwą analizą (w sytuacji organizacji jest to analiza mikro- i makrootoczenia; w przypadku jednostki... hm, myślę, że można zastosować po prostu analizę SWOT - swoje mocne i słabe strony, które mogą przybliżyć lub utrudnić nam realizację celu, oraz szanse i zagrożenia z otoczenia), oraz ustalenie metod realizacji celów, i wdrożenie ich w życie, a także regularną ich kontrolę i modyfikację.

5. Motywowanie naprawdę jest ważne. I tak jak w przedsiębiorstwie pracownika nie motywuje sam fakt posiadania pracy, tak jednostek w ich codziennym życiu często nie motywuje wypełnienie zadania dla samego jego wypełnienia. Potrzebny jest czynnik, który zachęci do działania. Ja np. podczas pisania pracy licencjackiej wypisałam sobie na karteczce, czym się nagrodzę po ukończeniu kolejnych rozdziałów (pamiętam, że były tam m.in. nowa torebka i wizyta u fryzjera), a karteczkę powiesiłam na tablicy korkowej nad moim biurkiej, by ciągle mieć ją w zasięgu wzroku. Lepiej stosować wzmocnienia pozytywne (np. jak nauczę się dziś na egzamin, kupię sobie nowe perfumy), a unikać negatywnych (np. jak dziś się nie nauczę do egzaminu, to nie zjem tych lodów, które czekają w zamrażarce).
_______________________________________________________________________________________
* tekst przywłaszczony bezprawnie z któregoś z komiksów Chatolandii